Fator R no Simples Nacional: pró-labore, Anexo III e Anexo V

A regra de 28% do fator r simples nacional

O fator r simples nacional é uma divisão simples: a folha de salários dos últimos 12 meses sobre a receita bruta dos mesmos 12 meses. Pela Lei Complementar 123/2006, art. 18, § 5º-J, resultado de 28% ou mais leva a atividade ao Anexo III. Abaixo de 28%, o § 5º-M manda para o Anexo V.

A diferença entre os dois anexos aparece já na primeira faixa. Veja as três primeiras faixas das tabelas da lei:

Alíquotas nominais da Lei Complementar 123/2006, Anexos III e V.

A tabela mostra a alíquota nominal. O imposto do mês sai da alíquota efetiva, que desconta a parcela a deduzir de cada faixa (art. 18, § 1º-A). Na primeira faixa não há dedução, então as duas coincidem. Da segunda faixa em diante, a efetiva fica abaixo da nominal, nos dois anexos.

Antes de olhar o Fator R, vale saber se o Simples é mesmo o regime certo para a empresa. O guia de como escolher o regime tributário compara Simples, Presumido e Real.

Nem todo serviço depende do Fator R

A regra não vale para todo prestador de serviço. Ela alcança as atividades do § 5º-I do art. 18, como engenharia, topografia, design, consultoria, auditoria, gestão, publicidade, jornalismo, representação comercial, perícia e tradução. Entram também as demais atividades intelectuais de natureza técnica, científica, artística ou cultural.

O § 5º-B, incisos XVI e XVIII a XXI, soma fisioterapia, arquitetura e urbanismo, medicina e enfermagem, odontologia, psicologia, fonoaudiologia e nutrição. O § 5º-D traz, entre outras, a elaboração de programas de computador. Comércio, indústria e as atividades do Anexo IV ficam fora do Fator R.

Pense numa clínica de fisioterapia em Pinhais. Pelo Decreto 562/2026, desde 03/08/2026 toda nota fiscal de serviço da cidade sai só pelo Emissor Nacional, e o ISS continua recolhido pelo Município. A receita dessas notas é o divisor da conta, e a folha da clínica decide o anexo.

O que entra na folha e o que fica fora

O § 24 do art. 18 diz o que a folha soma. O § 26 diz o que fica de fora. Na prática:

• Entram os salários pagos a pessoas físicas pelo trabalho.
• Entram as retiradas de pró-labore dos sócios.
• Entram a contribuição patronal previdenciária e o FGTS efetivamente recolhidos.
• Fica fora a distribuição de lucros.
• Fica fora o aluguel.

Um escritório de arquitetura em Campo Grande segue a mesma conta. Lá, em dezembro de 2025, a Prefeitura trocou o sistema de nota fiscal por uma plataforma integrada ao ambiente nacional, mas manteve o emissor próprio. O acesso é por conta gov.br prata ou ouro, ou por certificado digital. Quem cuida da contabilidade para prestadores de serviços cruza essas notas com a folha declarada todo mês.

O pró-labore e o INSS do sócio

O pró-labore é a parte da folha que o próprio sócio decide. Mas ele tem custo. Pela Lei 8.212/1991, art. 12, V, f, e art. 28, III, o sócio que recebe pró-labore é contribuinte individual do INSS, e a base é o pró-labore do mês, até o teto.

A alíquota do contribuinte individual é 20% (art. 21). Quem presta serviço a empresa pode deduzir até 9% do salário de contribuição (art. 30, § 4º). Por isso o desconto do sócio costuma ficar em 11% do pró-labore. A empresa desconta esse valor e recolhe até o dia 20 do mês seguinte, pela Lei 10.666/2003, art. 4º.

Tem um detalhe que pesa na decisão. Nos Anexos III e V, a contribuição patronal já vai dentro do DAS (Lei Complementar 123/2006, art. 13, VI). Então subir o pró-labore aumenta a folha do Fator R, e o custo novo é o INSS do sócio. Quanto vale subir depende da receita e da faixa de cada empresa, e essa conta se faz caso a caso.

Uma empresa de engenharia em São José dos Pinhais, que emite nota pelo Portal de Gestão de NFS-e da Prefeitura, faz essa conta com os números dela. Um planejamento tributário coloca lado a lado o INSS do sócio e a diferença entre os anexos.

Empresa nova e os primeiros meses

Quem abriu a empresa há pouco tempo não tem 12 meses de histórico. A Resolução CGSN 140/2018, arts. 22 e 26, § 4º, resolve isso anualizando a folha do mesmo jeito que a receita. No primeiro mês, o valor do mês vezes 12. Nos meses seguintes, a média dos meses anteriores vezes 12.

A mesma resolução trata dos meses sem folha ou sem receita (art. 26, §§ 6º e 7º). No mês de início, folha sem receita dá fator 0,28, e receita sem folha dá 0,01. Depois disso, se não houve folha nos 12 meses e houve receita, o fator fica em 0,01.

Em Araucária, por exemplo, a Prefeitura integrou o sistema municipal de nota ao ambiente nacional por convênio com o comitê gestor da NFS-e. Para quem abre uma empresa de consultoria na cidade, o primeiro faturamento já entra nessa conta.

O acompanhamento mês a mês

A janela de 12 meses anda todo mês (art. 18, § 5º-K). Um mês de receita alta, com a folha parada, pode derrubar o fator abaixo de 28% no cálculo seguinte. Por isso a conta se refaz a cada apuração, e não uma vez por ano.

Há uma mudança marcada. A Resolução CGSN 190/2026 altera a regra de cálculo do Fator R a partir de 1º de janeiro de 2027. Quem planeja o pró-labore de 2027 precisa fazer a conta já com a regra nova.

O que levar para a conversa sobre o Fator R

A nota fiscal de serviço na região

A receita da conta vem das notas emitidas, então vale saber onde cada cidade emite. Em Curitiba, a Prefeitura migrou a nota fiscal de serviço para o Emissor Nacional, e os optantes do Simples entraram em 01/11/2025. Em Pinhais, a migração ficou completa em agosto de 2026.

Campo Grande e Araucária mantêm emissor municipal, integrado ao ambiente nacional. Em São José dos Pinhais, a nota sai pelo portal da Prefeitura. Onde quer que a nota seja emitida, é ela que alimenta a receita bruta do Fator R.