Indicadores financeiros para pequena empresa: os que mudam decisão

O número já existe, e costuma chegar tarde

A lei não é omissa aqui. O art. 1.179 do Código Civil obriga o empresário e a sociedade empresária a seguir um sistema de contabilidade, com escrituração uniforme dos livros, em correspondência com a documentação, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico. O art. 1.180 acrescenta que o livro Diário é indispensável, e pode ser substituído por fichas na escrituração eletrônica.

O art. 1.065 fecha o ciclo: ao término de cada exercício social, elabora-se o inventário, o balanço patrimonial e o balanço de resultado econômico.

Então o número existe. Uma vez por ano, no formato que a Receita espera. O problema de quem toca uma empresa em Curitiba não é a falta do dado, é o calendário: quando o balanço fica pronto, a decisão de preço, de contratação e de prazo já foi tomada há meses.

Antes de olhar indicador, três coisas precisam estar certas

Esta parte não está em norma nenhuma. É ofício.

A primeira é a conciliação bancária. Enquanto o extrato não bate com o sistema, existe dinheiro que entrou ou saiu e não está em lugar nenhum. Qualquer indicador construído sobre isso herda o buraco.

A segunda é a classificação da despesa. O total do mês até fecha com o banco, e ainda assim ninguém sabe quanto foi estrutura e quanto foi venda. Sem essa separação, falar em margem é chute com cara de cálculo.

A terceira é a fronteira entre a conta da empresa e a do sócio. Enquanto as duas se misturam, o resultado é estimativa. Uma loja em Campo Grande que paga a escola do filho pela conta da pessoa jurídica tem um custo fixo que não é dela, e não vai perceber isso olhando o saldo.

• Extrato conciliado com o sistema, mês fechado
• Despesa classificada entre estrutura e venda
• Conta da empresa separada da conta do sócio
• Pró-labore definido, e não retirada quando sobra

Caixa e resultado não são a mesma coisa

Os dois parecem a mesma pergunta e não são. O caixa responde o que entrou e saiu no período. O resultado responde o que foi ganho e o que foi gasto para gerar aquela receita, no período em que a venda aconteceu, mesmo que o dinheiro só entre depois.

A diferença aparece na conta bancária. Existe mês com lucro no papel e sem dinheiro para pagar o fornecedor, porque a venda foi parcelada. E existe o contrário: mês com caixa cheio e prejuízo, porque entrou o recebimento de três meses atrás.

Uma prestadora em São José dos Pinhais que fecha contrato anual e recebe mensal vive essa distância o ano inteiro. Quem decide só pelo saldo do banco está usando metade da informação.

Os quatro números que mudam uma decisão

A lista pode ter trinta linhas. Na prática, quatro perguntas resolvem a maior parte do que um dono de empresa decide em um mês.

A primeira é a margem de cada venda: o que sobra de um produto ou de um serviço depois do que ele custa. Ela decide preço, e decide quando parar de vender uma linha que só dá trabalho.

A segunda é o custo fixo do mês: quanto a empresa gasta mesmo sem vender nada. É o número que manda na decisão de contratar, de alugar e de assumir compromisso novo. Uma indústria em Pinhais que vai alugar um barracão maior precisa dele antes da assinatura, não depois.

A terceira é o descasamento de prazo: a distância entre o dia em que a empresa recebe e o dia em que ela paga. Ela diz se a operação se banca sozinha ou se depende de capital de fora, e muda tanto a conversa com o cliente quanto a com o fornecedor.

A quarta é o faturamento mínimo do mês para não ter prejuízo. Esse é o piso, e é ele que decide se uma campanha de desconto faz sentido ou se vai só aumentar o movimento.

Não existe lista oficial, e isso muda como escolher

Aqui vale a honestidade sobre o que a pesquisa achou, e sobre o que ela não achou.

Não foi localizada norma do Conselho Federal de Contabilidade, nem outro ato normativo, que defina relatório gerencial ou contabilidade gerencial, ou que fixe uma lista obrigatória de indicadores financeiros para pequenas empresas. O que as normas tratam é escrituração e demonstração contábil, que é assunto vizinho e diferente.

A Lei Complementar 123/2006 vai na mesma direção. O art. 27 diz que a microempresa e a empresa de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional poderão, opcionalmente, adotar contabilidade simplificada para os registros e controles das operações, conforme regulamentação do Comitê Gestor. O art. 26 mantém a obrigação de emitir documento fiscal e de guardar os documentos que fundamentaram a apuração.

Isso tem uma consequência que corta para os dois lados. Como não existe lista obrigatória, ninguém pode dizer que a lei dispensa olhar os números. E ninguém pode entregar uma planilha de trinta indicadores chamando aquilo de exigência legal. A escolha é de negócio, e por isso precisa ser combinada. Uma transportadora em Araucária e um escritório de advocacia não decidem com os mesmos quatro números.

O que pedir ao contador

Isso cabe numa conversa curta, e muda o que chega na sua mesa.

Peça fechamento mensal, não só o balanço do ano. Peça que o relatório responda, na ordem, às quatro perguntas da seção anterior, porque relatório que começa pelo que é fácil de extrair raramente termina no que você precisa decidir.

Peça também o que quase ninguém pede: que o contador diga o que está incompleto no mês, quando estiver. Número redondo com base furada atrapalha mais que número com ressalva.

E combine a logística, que é onde a maior parte do atraso nasce: quem envia o extrato, quem envia a nota, até que dia. Esse acerto vale para qualquer escritório. Na Aliança, em Curitiba, ele é o próprio serviço de contabilidade consultiva.