Prazos do eSocial para empregadores: admissão, folha, desligamento e multas

Os prazos do eSocial dependem de cada evento

O eSocial foi criado pelo Decreto 8.373/2014 para reunir num só sistema as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas do empregador. Os prazos do eSocial mudam conforme o evento: admissão, folha, férias, acidente ou desligamento. Cada um tem data própria, e atrasar um deles gera a multa da lei que trata daquela obrigação.

Estão obrigados o empregador, inclusive o doméstico, e a empresa (art. 2º, § 1º). Microempresa, empresa de pequeno porte e MEI também entram, mas em sistema simplificado (§ 2º). E as informações enviadas ao eSocial substituem as da antiga GFIP (§ 3º).

A Portaria Consolidada MTE nº 1/2025 está em vigor desde 02/01/2026.

A admissão começa antes do primeiro dia de trabalho

O registro do empregado e as anotações da Carteira de Trabalho Digital são feitos só pelo eSocial (Portaria Consolidada MTE nº 1/2025, art. 12). Os dados básicos vão até o dia anterior ao início das atividades: CPF, data de nascimento, data de admissão, matrícula, cargo pela CBO, salário e tipo de contrato (art. 13, I).

O restante do cadastro, como endereço, dependentes, horário e sindicato, pode ir até o dia 15 do mês seguinte à admissão (art. 13, II). Na prática, o empregado não pode começar a trabalhar antes do envio dos dados básicos.

Em Curitiba fica a sede da Superintendência Regional do Trabalho e Emprego no Paraná, na Rua José Loureiro, 574, no Centro. É dela que sai a fiscalização trabalhista do estado, inclusive a que autua empregado sem registro.

A folha e as alterações vão até o dia 15

A remuneração do mês e o fechamento da folha vão até o dia 15 do mês seguinte, pelo Manual de Orientação do eSocial. Se o dia 15 cair em dia não útil, o prazo passa para o primeiro dia útil seguinte. O 13º salário tem prazo próprio: 20 de dezembro.

O fechamento da folha no eSocial alimenta a DCTFWeb e o FGTS Digital, segundo o mesmo Manual. Por isso um erro na folha não fica só no eSocial: ele aparece na apuração das contribuições. O FGTS, de 8% da remuneração, deve ser depositado até o dia 20 de cada mês (Lei 8.036/1990, art. 15).

Alterações de salário e de contrato, férias e exames ocupacionais também vão até o dia 15 do mês seguinte ao fato (Portaria Consolidada, art. 13, III). O afastamento por doença ou acidente acima de 15 dias é informado no 16º dia (art. 13, IV).

Em Araucária, a Agência Regional do Trabalho e Emprego fica na Rua Coronel Joaquim Palhano, 62, no Centro, vinculada à Superintendência do Paraná. Para uma indústria da cidade, com turnos e horas extras, a folha do dia 15 pede conferência linha a linha.

Acidente, desligamento e PPP têm prazo próprio

O acidente de trabalho sem morte é comunicado até o primeiro dia útil seguinte e, com morte, de imediato (Lei 8.213/1991, art. 22). Fora do prazo, a multa varia entre o mínimo e o máximo do salário de contribuição e dobra a cada reincidência (Decreto 3.048/1999, art. 286).

O desligamento vai até o décimo dia seguinte, sem contar o dia do desligamento (Portaria Consolidada, art. 13, VII). Quando o décimo dia cai em dia não útil, o Manual manda antecipar o envio. As verbas rescisórias também têm prazo de dez dias, pela CLT, art. 477, § 6º, e o atraso gera multa de um salário a favor do empregado (§ 8º).

Desde 01/01/2023, o Perfil Profissiográfico Previdenciário é gerado em meio eletrônico a partir das informações de saúde e condições ambientais enviadas ao eSocial (Portaria Consolidada, art. 13, § 8º). Deixar de manter esse perfil atualizado é infração prevista no Decreto 3.048/1999, art. 283.

Em São José dos Pinhais, a Agência Regional do Trabalho e Emprego fica na Rua Joaquim Nabuco, 2176, no Centro. A cidade tem ainda cinco Varas do Trabalho do Tribunal Regional do Trabalho da 9ª Região, onde correm as ações de quem discute rescisão e verbas.

As multas vêm da lei de cada obrigação

Não existe uma multa única do eSocial. A multa vem da lei que trata daquela obrigação. As principais previstas:

• Empregado sem registro: R$ 3.000,00 por empregado, somando o mesmo valor na reincidência (CLT, art. 47).
• Para microempresa e empresa de pequeno porte: R$ 800,00 por empregado sem registro, sem dupla visita (art. 47, §§ 1º e 2º).
• Registro incompleto: R$ 600,00 por empregado prejudicado (art. 47-A).
• Rescisão paga depois de dez dias: multa de um salário ao empregado (art. 477, § 8º).
• Acidente não comunicado no prazo: multa entre o mínimo e o máximo do salário de contribuição (Lei 8.213/1991, art. 22).

Valores como previstos na CLT. A própria CLT manda atualizá-los; confira o valor vigente antes de usar numa conta.

A falta de registro é exceção à dupla visita, então pode ser autuada já na primeira inspeção. E a Portaria Consolidada, art. 13, § 3º, liga a omissão ou o dado falso no registro do eSocial à infração do art. 47-A.

Em Campo Grande, a Superintendência Regional do Trabalho e Emprego em Mato Grosso do Sul fica na Rua 13 de Maio, 3.214, no Centro. Para a filial da empresa que emprega na cidade, é a Superintendência do Mato Grosso do Sul que responde pela fiscalização.

O MEI e a empresa pequena também entram

O MEI pode ter um empregado (Lei Complementar 123/2006, art. 18-C) e usa um módulo simplificado do eSocial, segundo o Manual de Orientação. O pró-labore do próprio MEI não entra no eSocial. Microempresa e empresa de pequeno porte seguem os mesmos prazos, em sistema simplificado.

Em Pinhais, a Justiça do Trabalho tem Vara própria do Tribunal Regional do Trabalho da 9ª Região, na Rua América do Sul, 629, que atende também Piraquara. A empresa pequena da cidade que tem um ou dois empregados já está no eSocial desde o primeiro registro.

Quem cuida do departamento pessoal da empresa acompanha esse calendário. Para decidir o pró-labore dos sócios, que também entra na folha, vale ler sobre o Fator R.

O que ter em mãos para conferir o eSocial da empresa