Documentos na troca de contador: o que pedir ao contador antigo, área por área
Documentos na troca de contador: o que pedir ao contador antigo na contabilidade, no fiscal e na folha, as procurações e o que a NBC PG 01 garante.
Trocar de contador na Aliança
Os documentos na troca de contador cobrem quatro frentes: a contabilidade, com livros e balancetes; o fiscal, com declarações, guias e notas; a folha, com eSocial e FGTS; e os acessos, como a procuração do e-CAC. A NBC PG 01 proíbe o contador antigo de reter esse material, mesmo com honorário em aberto.
A decisão de trocar de contador costuma levar semanas. A passagem, quando bem feita, leva alguns dias. O que separa uma troca tranquila de uma troca com mês esquecido é a lista de documentos pedida por escrito e entregue com recibo.
Este guia complementa o passo a passo de como trocar de contador. Aqui a pergunta é mais estreita: o que exatamente pedir ao contador que sai, e por quê. A lista vale para empresas de Curitiba, de Campo Grande e da região metropolitana.
O que a norma diz sobre a entrega dos documentos
A regra de conduta do contador está na NBC PG 01, o Código de Ética Profissional do Contador, do Conselho Federal de Contabilidade. Três pontos dela importam na troca.
O primeiro é a proibição de reter. O item 5, alínea l, veda ao contador reter livros, papéis ou documentos, inclusive arquivos eletrônicos, confiados à sua guarda. A vedação vale até quando o objetivo é forçar o cliente a pagar o que deve pelo contrato.
O segundo é a passagem de informação. Pelo item 4, alínea l, o contador substituído informa ao substituto os fatos que ele precisa conhecer para trabalhar bem. O terceiro é a forma: a renúncia é notificada por escrito, respeitando os prazos do contrato (item 4, alínea k), e o próprio contrato é escrito (item 9).
A norma não traz uma lista fechada de documentos nem um prazo em dias. Também não existe um formulário nacional obrigatório de transferência. O que protege as duas partes é a lista pedida por escrito e devolvida com a assinatura de quem recebeu. A regra é nacional: vale igual para o escritório de Curitiba e para o de Campo Grande.
Os documentos na troca de contador, por área
A lista muda com o regime da empresa. Uma empresa do Simples, por exemplo, em regra não entrega ECF. Use a tabela como ponto de partida e ajuste ao que a sua empresa realmente tem. Na indústria, como as que cresceram em Araucária ao redor da REPAR e do CIAR, a lista fiscal inclui também a EFD ICMS/IPI quando a empresa é obrigada.
| Área | O que pedir | Para que serve |
|---|---|---|
| Contabilidade | Livros Diário e Razão, balancetes, balanço, plano de contas, conciliações bancárias, arquivos e recibos da ECD quando obrigada | Continuar a escrituração de onde parou, sem refazer saldo |
| Fiscal | Arquivos e recibos da ECF e do SPED quando houver, XML das notas emitidas e recebidas, apurações, declarações com recibo, guias pagas, pedidos de compensação | Provar o que foi declarado e pago em cada mês |
| Folha | Folhas, recibos, férias e 13º, contratos, admissões e desligamentos, recibos do eSocial e da DCTFWeb, guias do FGTS | Manter o histórico de cada empregado e de cada sócio |
| Pendências | Certidões, parcelamentos com número e termo, autos de infração e intimações em aberto | Saber o que está correndo e não perder prazo |
| Agenda | Calendário das obrigações dos próximos meses | Ninguém ficar esperando o outro entregar |
Peça também o que não é papel: a memória de cálculo das apurações, os saldos de parcelamento e a informação sobre pendências conhecidas. É isso que o item 4, alínea l, da NBC PG 01 chama de fatos que o substituto precisa conhecer.
Acessos, procurações e certificado digital
Senha não se repassa de um profissional para outro. O caminho certo é a empresa retirar o acesso de quem sai e dar um acesso novo a quem entra.
Na Receita Federal, a procuração eletrônica dada ao contador antigo pode ser consultada e cancelada no próprio e-CAC, e o novo contador recebe uma procuração nova. O mesmo vale para os portais do estado, da prefeitura e do FGTS que a empresa usa. Em Pinhais, a nota fiscal de serviço sai só pelo Emissor Nacional desde 3 de agosto de 2026, então o acesso ao emissor também muda de mãos.
Faça a troca de procurações no mesmo dia em que a responsabilidade passa. Assim não fica um período em que ninguém tem acesso, nem um em que os dois escritórios têm.
O certificado digital merece cuidado à parte. Se o certificado da empresa ficou instalado ou guardado com o contador antigo, o mais seguro é revogar e emitir outro. É um custo pequeno perto do risco de alguém de fora assinar em nome da empresa.
Prefeitura e estado: cadastros que mudam de responsável
Na troca, alguns cadastros públicos precisam apontar para o contador novo. Cada cidade tem o seu caminho.
Em Araucária, a troca do contador responsável fica registrada no Município pelo serviço "Alteração de Contador" do Atende.Net. Em São José dos Pinhais, a inscrição municipal é obrigatória até para a atividade de baixo risco (Decreto municipal 5.841/2024), e o cadastro precisa estar em dia.
Em Campo Grande, a Lei Complementar municipal 528/2024 mantém a inscrição cadastral mesmo para o baixo risco. O detalhe de cada capital está nas páginas de trocar de contador em Curitiba e de trocar de contador em Campo Grande.
Quanto tempo guardar o que chegou
Receber os documentos é metade do trabalho. A outra metade é guardar pelo tempo certo, e ele não é simplesmente cinco anos.
O Código Civil, art. 1.194, manda a empresa guardar a escrituração e os papéis da atividade enquanto não ocorrer prescrição ou decadência dos atos registrados neles. O Código Tributário Nacional conta cinco anos para o Fisco constituir o crédito (art. 173) e cinco para cobrar (art. 174), cada um com um início diferente conforme o caso.
Na prática, parcelamento em curso, processo aberto ou fiscalização em andamento mantêm os documentos daquele período em uso. Antes de descartar qualquer coisa, confira se o período ainda está aberto. Os arquivos digitais seguem a mesma lógica: o XML da nota e o recibo da declaração precisam continuar legíveis pelo mesmo tempo que o papel.
Guarde os arquivos recebidos numa pasta da própria empresa, e não só no sistema do contador novo. Assim a empresa continua dona do seu histórico, qualquer que seja o escritório.
Como fazer a passagem com recibo
A passagem funciona melhor quando tem data e dono. A data diz a partir de qual mês o contador novo responde. O dono diz quem entrega cada item.
Checklist da passagem
- Notificação por escrito ao contador antigo, com a data de encerramento
- Lista de documentos por área, enviada junto com a notificação
- Mês de corte definido: quem fecha o último mês e quem abre o primeiro
- Procurações do contador antigo canceladas e as novas cadastradas
- Certificado digital conferido, revogado se ficou com terceiros
- Recibo assinado com tudo o que foi entregue
Se o contador antigo demorar, a notificação escrita e a NBC PG 01 são o apoio da empresa. Mas na maior parte das trocas a lista clara resolve sozinha. Quem ainda está decidindo se é hora de trocar pode ver os sinais de que é hora de trocar de contador.
Quando a empresa chega à Aliança, a gente manda a lista de documentos já pronta para o contador antigo, com o mês de corte proposto. A conversa entre os dois escritórios fica objetiva, e o empresário não precisa virar intermediário.
A troca de contador na Aliança começa pelo Raio-X da empresa e pela lista de passagem.
Leia também
Base legal
- NBC PG 01, de 7/2/2019 (Código de Ética Profissional do Contador), itens 4, k e l, 5, l, e 9
- Código Civil, art. 1.194 (guarda da escrituração enquanto não houver prescrição ou decadência)
- Código Tributário Nacional, arts. 173 e 174 (decadência e prescrição do crédito tributário)
- Receita Federal: cadastrar ou cancelar procuração para acesso ao e-CAC
- Decreto municipal 5.841/2024, de São José dos Pinhais (classificação de risco das atividades econômicas)
- Lei Complementar municipal 528/2024, de Campo Grande (Declaração Municipal de Direitos de Liberdade Econômica)
Conteúdo informativo, produzido pela equipe da Aliança Assessoria Contábil sob responsabilidade técnica de Edmilson Dias da Silveira (Técnico em Contabilidade, CRC MS-010213/O-6). Não substitui a análise do caso concreto pelo contador responsável. Normas citadas conferidas na fonte oficial na data de atualização.
Perguntas frequentes
O contador antigo pode reter os documentos se eu estiver devendo honorários?
Não. A NBC PG 01, item 5, alínea l, proíbe o contador de reter livros, papéis ou arquivos eletrônicos confiados à sua guarda, inclusive para forçar o cliente a cumprir o contrato. A cobrança do honorário segue pelo caminho do contrato, sem prender os documentos.
Qual o prazo para o contador entregar os documentos?
A NBC PG 01 não fixa prazo em dias. O que vale é o contrato e a notificação por escrito. Combine a data de entrega junto com a data em que a responsabilidade passa de um contador para o outro.
Preciso pedir as senhas do contador antigo?
Não. Senha pessoal de um profissional não passa para outro. A empresa cancela a procuração do contador antigo e dá uma procuração nova ao contador que entra, pelo e-CAC e pelos demais portais.
Por quanto tempo a empresa guarda os documentos?
O Código Civil, art. 1.194, manda guardar a escrituração enquanto não houver prescrição ou decadência dos atos registrados nela. No tributo, o CTN, arts. 173 e 174, conta cinco anos, com início diferente em cada caso. Por isso nada se descarta só pela data.
O que fazer com a procuração do contador antigo no e-CAC?
Cancelar. A procuração feita pelo e-CAC pode ser consultada e cancelada no próprio portal, com a conta gov.br ou o certificado da empresa. Em seguida, a empresa cadastra a procuração do novo contador.
Escrito por Equipe Editorial Aliança
Equipe de conteúdo da Aliança Assessoria Contábil, escritório CRC PR-011581/O-7
Edmilson Dias da Silveira é sócio-administrador e responsável técnico da Aliança Assessoria Contábil. Conheça o escritório.
Revisado por Edmilson Dias da Silveira, Técnico em Contabilidade, CRC MS-010213/O-6, em · Apoio de IA · Revisão humana
Aliança Assessoria Contábil em Curitiba e Campo Grande
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