Trocar de contador sem perder o Fator R: o que conferir na passagem
Como trocar de contador sem perder o Fator R: a folha dos 12 meses, o pró-labore no eSocial, o anexo do PGDAS-D e a regra que muda em 2027.
Trocar de contador na Aliança
Para trocar de contador sem perder o Fator R, o contador novo precisa receber a folha dos últimos 12 meses, com o pró-labore de cada sócio, os recibos do eSocial e da DCTFWeb e os PGDAS-D com o anexo usado. Com 28% ou mais de folha sobre a receita, a atividade fica no Anexo III.
Para quem presta serviço intelectual no Simples, o Fator R costuma ser a diferença entre o Anexo III e o Anexo V. Ele depende de uma conta simples, mas que olha para trás: os últimos 12 meses de folha e de receita. É exatamente essa memória que corre risco quando a empresa troca de contador.
Este guia mostra o que conferir na passagem para o fator continuar certo. Ele complementa o passo a passo de como trocar de contador.
Por que o Fator R corre risco na troca
O contador que entra começa a apurar o Simples a partir de um mês. Mas o Fator R daquele mês usa a folha e a receita dos 12 meses anteriores, feitos pelo contador que saiu. Se esse histórico chega incompleto, a primeira apuração do escritório novo já nasce com a conta errada.
Três coisas costumam se perder no caminho: um mês de pró-labore não lançado, um fechamento do eSocial feito fora de hora e um PGDAS-D gerado no anexo errado. Qualquer uma delas muda o resultado sem que o empresário perceba.
O risco é o mesmo para o consultor de Curitiba e para o engenheiro de Campo Grande, porque a regra do Simples é federal. O que muda de cidade para cidade é o sistema de nota fiscal e o cadastro na prefeitura.
Como o Fator R é calculado
A Lei Complementar 123/2006, art. 18, §§ 5º-J e 5º-M, manda dividir a folha de salários dos 12 meses anteriores pela receita bruta dos mesmos 12 meses. Com 28% ou mais, as atividades do § 5º-I vão para o Anexo III. Abaixo disso, vão para o Anexo V.
Entram no § 5º-I, entre outras, engenharia, design, representação comercial, perícia, consultoria, publicidade e atividades intelectuais. A folha da conta inclui salários, o pró-labore dos sócios e os encargos, como o FGTS e a contribuição previdenciária. O sócio com pró-labore é contribuinte individual do INSS (Lei 8.212/1991, art. 12, V, f).
No mês de início da empresa há regra própria. Pela Resolução CGSN 140/2018, art. 26, § 6º, com folha e sem receita o fator é 0,28; com receita e sem folha, é 0,01. O detalhe da conta está no artigo sobre o Fator R.
Um exemplo hipotético mostra o tamanho do risco. Uma empresa com receita de R$ 300.000,00 nos 12 meses e folha de R$ 90.000,00 tem fator de 30%, e fica no Anexo III. Se um mês de pró-labore de R$ 7.000,00 não é lançado, a folha cai para R$ 83.000,00 e o fator vai a 27,7%, abaixo da linha. As apurações dos meses seguintes, que usam esses 12 meses, passam para o Anexo V.
Os 12 meses que o contador novo precisa receber
O contador que sai entrega, e o que entra confere. A lista abaixo é o mínimo para recalcular o fator do primeiro mês sem depender de memória:
- A memória de cálculo do Fator R de cada um dos últimos 12 meses.
- O pró-labore de cada sócio, mês a mês, com o valor e a competência.
- Os recibos do eSocial e da DCTFWeb de cada mês.
- Os PGDAS-D dos 12 meses, com o anexo usado em cada um.
- A receita bruta mês a mês, que deve bater com as notas emitidas.
Em Pinhais, a nota fiscal de serviço sai só pelo Emissor Nacional desde 3 de agosto de 2026. O acesso ao emissor também muda de mãos na troca, e é dele que sai a receita que entra na conta.
Não deixe passar um mês sem pró-labore lançado. A folha do eSocial fecha até o dia 15 do mês seguinte, e o mês que ficou para trás reduz a folha dos 12 meses. Com a folha menor, o fator pode cair abaixo de 28%.
Onde a conta costuma quebrar na passagem
Os erros de passagem são parecidos de empresa para empresa. A tabela mostra os mais comuns e onde conferir cada um.
| Problema | Efeito no Fator R | Como conferir |
|---|---|---|
| Mês sem pró-labore lançado | Folha dos 12 meses menor, fator pode cair | Pró-labore mês a mês contra os recibos do eSocial |
| Fechamento do eSocial fora de hora | Folha no eSocial diferente da contabilidade | Recibos do fechamento e DCTFWeb de cada mês |
| PGDAS-D no Anexo V com fator acima de 28% | Imposto pago a mais | Memória de cálculo contra o anexo declarado |
| PGDAS-D no Anexo III com fator abaixo de 28% | Imposto pago a menos, diferença a recolher | Mesma conferência, mês a mês |
| Receita sem todas as notas | Fator calculado sobre base errada | Notas emitidas contra a receita declarada |
Achado o erro, o PGDAS-D do período pode ser retificado. Se pagou menos, a diferença sai com os acréscimos. Se pagou mais, a empresa verifica a restituição ou a compensação.
Em Araucária, a troca do contador responsável fica registrada no Município pelo serviço "Alteração de Contador" do Atende.Net. Em São José dos Pinhais, a inscrição municipal vale até para a atividade de baixo risco (Decreto municipal 5.841/2024), e o cadastro precisa estar em dia na troca.
A regra muda em 2027
A Resolução CGSN 190/2026 muda o cálculo a partir de 1º de janeiro de 2027. O fator fica em 0,28 nos dois primeiros meses de atividade. E a folha e a receita passam a ser os 12 meses anteriores ao mês anterior ao período de apuração.
Na prática, a conta passa a olhar um mês mais para trás. A resolução é do Comitê Gestor do Simples Nacional, e vale igual em Curitiba, em Campo Grande e na região metropolitana. Quem troca de contador perto da virada do ano precisa que o histórico chegue completo, porque a apuração de janeiro de 2027 já usa a regra nova. Quem está abrindo a empresa agora encontra o raciocínio completo em abrir empresa de prestação de serviços.
Peça ao contador que sai a planilha do Fator R, e não só o resultado. Com a memória de cálculo em mãos, o contador novo refaz a conta em minutos e mostra a diferença, se houver.
Como trocar de contador sem perder o Fator R, mês a mês
O caminho seguro é tratar o Fator R como uma entrega separada da troca, com conferência antes do primeiro fechamento do escritório novo.
Quem tem a empresa em Campo Grande e troca por um escritório de Curitiba, ou o contrário, segue a mesma lista. O Simples é federal, e a conferência pode ser toda digital, com os recibos baixados dos portais.
Checklist do Fator R na troca
- Memória de cálculo dos últimos 12 meses recebida
- Pró-labore de cada sócio conferido mês a mês
- Recibos do eSocial e da DCTFWeb de cada mês
- PGDAS-D dos 12 meses com o anexo usado
- Receita declarada batendo com as notas emitidas
- Acesso ao emissor de nota fiscal transferido
A mesma lista vale para a troca de contador de qualquer prestador que depende do Anexo III.
Quando um prestador chega para trocar de contador, a gente refaz o Fator R dos últimos 12 meses antes de assumir. Se a conta anterior estava certa, ótimo. Se não estava, o empresário fica sabendo antes do primeiro boleto.
A Aliança acompanha o Fator R mês a mês na contabilidade para prestadores de serviços.
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Base legal
- Lei Complementar 123/2006, art. 18, §§ 5º-I, 5º-J, 5º-K, 5º-M e 24, e Anexos III e V (Fator R)
- Resolução CGSN 140/2018, art. 26, § 6º, na redação da Resolução CGSN 145/2019 (Fator R no mês de início)
- Resolução CGSN 190/2026 (mudança no cálculo do Fator R a partir de 01/01/2027)
- Lei 8.212/1991, art. 12, V, f (sócio com pró-labore é contribuinte individual)
- Manual de Orientação do eSocial (prazo da folha e do fechamento, dia 15)
- Decreto municipal 5.841/2024, de São José dos Pinhais (classificação de risco das atividades econômicas)
Conteúdo informativo, produzido pela equipe da Aliança Assessoria Contábil sob responsabilidade técnica de Edmilson Dias da Silveira (Técnico em Contabilidade, CRC MS-010213/O-6). Não substitui a análise do caso concreto pelo contador responsável. Normas citadas conferidas na fonte oficial na data de atualização.
Perguntas frequentes
A troca de contador muda o Fator R?
A troca em si não muda a conta. O Fator R é a folha dos 12 meses anteriores dividida pela receita dos mesmos 12 meses. O risco está na passagem: um mês de folha que não é lançado reduz o total e pode baixar o fator abaixo de 28%.
O que entra na folha do Fator R?
Salários, pró-labore dos sócios e os encargos sobre a folha, como o FGTS e a contribuição previdenciária, dos 12 meses anteriores ao período de apuração. Distribuição de lucro não entra.
Se um mês ficou sem pró-labore, o que acontece?
A folha dos 12 meses fica menor, e o fator pode cair abaixo de 28%. Se cair, a receita das atividades do § 5º-I passa do Anexo III para o Anexo V, que é mais caro. Confira o pró-labore mês a mês antes de fechar a passagem.
Dá para corrigir um PGDAS-D com o anexo errado?
Dá. O PGDAS-D pode ser retificado para o período afetado. Se o anexo usado pagou menos do que devia, a diferença sai com os acréscimos; se pagou mais, a empresa verifica a restituição ou a compensação.
O que muda no Fator R em 2027?
A Resolução CGSN 190/2026, com efeitos desde 1º de janeiro de 2027, fixa o fator em 0,28 nos dois primeiros meses de atividade e passa a contar a folha e a receita pelos 12 meses anteriores ao mês anterior ao período de apuração.
Escrito por Equipe Editorial Aliança
Equipe de conteúdo da Aliança Assessoria Contábil, escritório CRC PR-011581/O-7
Edmilson Dias da Silveira é sócio-administrador e responsável técnico da Aliança Assessoria Contábil. Conheça o escritório.
Revisado por Edmilson Dias da Silveira, Técnico em Contabilidade, CRC MS-010213/O-6, em · Apoio de IA · Revisão humana
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