Como saber se a sua empresa está pagando imposto a mais: 7 pontos para conferir

Quase todo empresário desconfia, em algum momento, que paga imposto demais. A desconfiança é boa, mas sozinha não resolve: imposto pago a mais não aparece na guia com um aviso. Ele aparece quando alguém confere a apuração contra a regra.

São sete pontos, e cada um pode ser conferido com documento. A lista vale para empresas de Curitiba, de Campo Grande e das cidades vizinhas. Este guia aprofunda a pergunta que motiva boa parte das trocas, tratada no guia de como trocar de contador.

1. O regime deixou de servir

Muita empresa está no Simples Nacional porque abriu assim, e nunca comparou com o Lucro Presumido ou o Lucro Real. O regime que servia na abertura pode ficar caro quando a margem, a folha ou o faturamento mudam.

A comparação precisa ser feita com os números reais da empresa, e não com uma regra de bolso. O raciocínio completo está no artigo sobre como escolher o regime tributário.

2. O Fator R ficou abaixo de 28%

Para parte das empresas de serviço no Simples, a relação entre folha e receita decide o anexo. Quando a folha dos últimos 12 meses fica abaixo de 28% da receita, a atividade vai para o Anexo V, com alíquota maior (Lei Complementar 123/2006, art. 18, §§5º-J e 5º-M).

O pró-labore entra na folha. Um pró-labore definido uma vez, na abertura, e nunca mais revisado é um jeito comum de sair do Anexo III sem perceber. O cálculo passo a passo está no artigo sobre o Fator R.

Um exemplo hipotético: receita de R$ 600.000,00 nos últimos 12 meses e folha, com pró-labore, de R$ 150.000,00. A relação é de 25%, e a atividade cai no Anexo V. Com folha de R$ 168.000,00 no mesmo período, a relação chega a 28%, e a atividade volta ao Anexo III.

3. O Simples não separou a receita que já foi tributada

Este ponto passa despercebido com frequência no Simples. A Lei Complementar 123/2006, art. 18, §4º-A, manda segregar no cálculo:

• a receita de produtos com tributação monofásica, em que o PIS e a Cofins já foram cobrados do fabricante ou do importador;
• a receita de mercadorias com ICMS já recolhido por substituição tributária;
• a receita de serviços com ISS retido pelo tomador.

Quando o sistema de apuração soma tudo como receita comum, o DAS cobra de novo um tributo que já foi pago. O erro se repete todo mês, em silêncio.

4. A retenção na fonte não foi abatida

Quem presta serviço para outra empresa muitas vezes recebe o pagamento com retenção. A Lei 10.833/2003, art. 30, manda o tomador reter CSLL, PIS e Cofins em vários serviços, e o valor retido é antecipação do tributo da própria empresa.

Se a retenção não é abatida na apuração, a empresa paga duas vezes: uma pela mão do cliente, outra na própria guia. A conferência cruza as notas emitidas com os informes de retenção dos clientes.

5. O ISS está no formato errado

Sociedade de profissionais, como advocacia e contabilidade, pode ter direito a pagar ISS em valor fixo por profissional, e não em percentual do faturamento (Decreto-Lei 406/1968, art. 9º, §§1º e 3º). Em Curitiba, a regra está na Lei Complementar municipal 40/2001, art. 10. Quem cumpre os requisitos e paga percentual paga a mais.

A nota fiscal também pesa. Em Pinhais, desde 3 de agosto de 2026, toda nota de serviço sai pelo Emissor Nacional, e o código de serviço escolhido na nota define o ISS. Código errado na nota é imposto errado na guia. O caso da advocacia está detalhado em contabilidade para advogados.

6. O crédito ficou sem aproveitar

Nos regimes que permitem crédito, cada insumo, energia ou frete pode reduzir o imposto a pagar. Crédito que não é lançado vira imposto pago a mais, e ele não aparece em lugar nenhum se ninguém procurar.

Na indústria, a conta é grande. Em Araucária, que cresceu ao redor da refinaria REPAR e do polo industrial do CIAR, quem produz lida com IPI, ICMS e crédito de insumo todos os meses. O mesmo vale para quem fornece à cadeia automotiva de São José dos Pinhais, onde estão montadoras como Renault e Volkswagen.

7. O cadastro não bate com a atividade

A atividade cadastrada, o CNAE, decide o anexo do Simples, o imposto da nota e as licenças. Cadastro que ficou para trás enquanto a empresa mudou de atividade pode empurrar a empresa para um anexo mais caro.

Mudança de regra municipal também pede revisão do cadastro. Em Campo Grande, a Lei Complementar municipal 528/2024 mudou o tratamento das atividades de baixo risco, e empresa aberta antes pode estar num enquadramento que não reflete o que faz hoje.

Como pedir de volta o que foi pago a mais

Tributo pago a mais pode ser pedido de volta dentro de 5 anos (Código Tributário Nacional, art. 168). O pedido vale quando está documentado: o que foi pago, o que era devido e por quê.

Em alguns casos a correção é para a frente, com a mudança de regime ou de pró-labore. Em outros, há também o passado a recuperar, por restituição ou compensação. As duas decisões pedem o cálculo feito com os números reais. A Aliança faz essa revisão a partir da sede em Curitiba e da filial em Campo Grande, com a documentação enviada pelo cliente.

Onde cada ponto aparece nos documentos

Nenhum dos sete pontos depende de opinião. Cada um aparece em um documento que a empresa já tem ou pode pedir:

Com esses documentos na mesa, a revisão deixa de ser impressão e vira cálculo.

Para começar a conferir

A revisão pode ser pedida ao escritório atual ou como segunda opinião. Quando a conclusão é trocar, a Aliança conduz a troca de contador com a conferência do passado antes de assumir.